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Optimiser et aligner

Comprendre le score d’optimisation

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Le score d’optimisation mesure ce que vous pourriez gagner en améliorant un processus. Il va de 0 à 100. Plus il est élevé, plus l’opportunité est grande : plus de travail manuel, plus d’outils, plus d’attente, plus de risque. Ce n’est pas une note de qualité. Un processus bien mené mais lourd et manuel peut obtenir un score élevé, et c’est tout l’intérêt : c’est un bon candidat à l’amélioration.

Cinq signaux

UrbaHive calcule le score de chaque processus à partir de ses étapes et de son volume mensuel. Cinq signaux, compris chacun entre 0 et 1, sont pondérés puis additionnés.

Comment se calcule le score d’optimisation Le score additionne cinq signaux, chacun compris entre 0 et 1 : Manuality pèse 35 %, Fragmentation 25, Volume norm 20, Wait ratio 10 et Knowledge risk 10. En dessous de 35, l’opportunité est faible ; à partir de 35, modérée ; à partir de 60, élevée. Plus le score est haut, plus il y a à gagner. Manuality 35 % mode d’exécution moyen des étapes : Manual 1, Semi 0,5, Auto 0 Fragmentation 25 % applications distinctes utilisées par les étapes, jusqu’à 10, divisées par 10 Volume norm 20 % Volume / month divisé par le volume du 95e centile de l’organisation (1 au plus) Wait ratio 10 % temps d’attente total divisé par la durée totale plus l’attente Knowledge risk 10 % part des étapes avec un seul R et aucun C ni I Score = 100 × (0,35 Manuality + 0,25 Fragmentation + 0,20 Volume norm + 0,10 Wait ratio + 0,10 Knowledge risk), arrondi plus haut = plus à gagner 0 35 60 100 Low opportunity Moderate opportunity High opportunity Exemple : 57 Exemple : un processus de 4 étapes Manuality 2 Manual, 1 Semi, 1 Auto 0,625 × 35 21,9 Fragmentation 3 applications 0,3 × 25 7,5 Volume norm volume au 95e centile de l’organisation 1 × 20 20 Wait ratio 180 min de travail, 60 min d’attente 0,25 × 10 2,5 Knowledge risk 2 étapes sur 4 avec un R isolé 0,5 × 10 5 Score 56,9 → 57, Moderate opportunity

Les cinq signaux, leurs poids, la formule et les trois plages de couleur.

SignalPoidsComment il est mesuré
Manuality (part manuelle)35 %Le mode d’exécution moyen des étapes : Manual compte 1, Semi 0,5, Auto 0.
Fragmentation25 %Le nombre d’applications distinctes utilisées par les étapes, compté jusqu’à 10, divisé par 10.
Volume norm (volume normalisé)20 %Le Volume / month du processus divisé par le volume du 95e centile des processus de votre organisation, plafonné à 1. Vos processus les plus fréquents approchent 1.
Wait ratio (part d’attente)10 %Le temps d’attente total des étapes divisé par leur durée totale augmentée de ce temps d’attente.
Knowledge risk (risque sur la connaissance)10 %La part des étapes portées par un seul R, sans personne en Consulted (consulté, C) ni en Informed (informé, I).

La formule

Score = 100 × (0,35 × Manuality + 0,25 × Fragmentation + 0,20 × Volume norm + 0,10 × Wait ratio + 0,10 × Knowledge risk), arrondi à l’entier.

Un processus sans étape obtient 0, et son éditeur n’affiche pas de jauge.

Lire les couleurs

ScoreCouleurLibellé dans l’application
Moins de 35VertLow opportunity
35 à 59AmbreModerate opportunity
60 et plusRougeHigh opportunity

Un exemple chiffré

Prenez un processus de quatre étapes : deux Manual, une Semi et une Auto (Manuality 0,625), trois applications (Fragmentation 0,3), un volume au 95e centile de l’organisation (Volume norm 1), 180 minutes de travail et 60 d’attente (Wait ratio 0,25), et deux des quatre étapes portées par un R isolé (Knowledge risk 0,5).

Score = 100 × (0,35 × 0,625 + 0,25 × 0,3 + 0,20 × 1 + 0,10 × 0,25 + 0,10 × 0,5) = 56,9, affiché 57 : Moderate opportunity.

Où le voir

  • La colonne Score du catalogue des processus, sous forme de barre colorée sur laquelle vous pouvez trier.
  • La jauge en haut à gauche de l’éditeur. Survolez-la pour voir les cinq signaux en pourcentage. Elle se met à jour à mesure que vous modifiez les étapes.
  • La page Optimization et le tableau de bord, qui affichent la moyenne de tous les processus, pondérée par leur volume mensuel.
La jauge de score du processus Issue a quote et son détail : part manuelle, fragmentation, volume normalisé, part d’attente et risque sur la connaissance.

La jauge du processus Issue a quote de l’exemple : survolez-la pour voir les cinq signaux qui donnent son score de 51, une opportunité modérée.

  1. Le score de ce processus
  2. Les cinq signaux qui le composent

Ce qui fait varier le score

  • Automatisez des étapes. Faire passer une étape de Manual à Semi ou Auto fait baisser le signal Manuality.
  • Utilisez moins d’outils pour le même travail. Moins d’applications distinctes font baisser le signal Fragmentation.
  • Réduisez les temps d’attente. Des attentes plus courtes entre les étapes font baisser le signal Wait ratio.
  • Partagez la connaissance. Ajouter une personne Consulted ou Informed à une étape portée par une seule personne fait baisser le signal Knowledge risk.

Les durées des étapes ne comptent dans le score qu’à travers le signal Wait ratio. Elles pèsent beaucoup plus dans les heures affichées sur la page Optimization. Le champ Value added d’une étape (Value-added, Non value-added, Control) n’entre pas du tout dans le calcul.

Astuce

Renseignez le Volume / month de chaque processus et les durées des étapes. Sans eux, le score et la page Optimization ne disent pas grand-chose.