Optimiser et aligner
Trouver quoi automatiser
Sur cette page
La page Optimization résume la santé de tous vos processus : où va l’effort, quelles étapes automatiser en premier et quels processus présentent un risque. Ouvrez-la depuis la barre latérale : Process › Optimization. Son sous-titre indique « Optimization and health of your processes ». Tout le monde dans l’organisation peut la consulter.
La page Optimization de l’organisation d’exemple : trois indicateurs, puis les meilleures opportunités et les signaux.
- Optimization opportunity
- Heures automatisables par mois
- Processes at risk
- Les étapes à automatiser en premier
- Signaux : les risques à traiter
Les trois vignettes
| Vignette | Ce qu’elle compte |
|---|---|
| Optimization opportunity | Un score sur 100 : la moyenne des scores de tous vos processus, pondérée par leur Volume / month. Un processus fréquent pèse plus qu’un processus rare. « +N this month » compte les processus créés ce mois-ci. Voir Comprendre le score d’optimisation. |
| Automatable hours / month | Les heures de travail que l’automatisation pourrait prendre en charge chaque mois. Pour chaque étape : sa durée moyenne × le volume mensuel du processus × un facteur de mode (Manual 1, Semi 0,5, Auto 0) ; le tout est additionné puis converti en heures. Les candidats à l’automatisation sont les étapes qui ne sont pas encore en Auto et qui ont à la fois une durée et un volume de processus. |
| Processes at risk | « single point of knowledge or not reviewed in 12 months » : les processus qui présentent au moins l’un des deux problèmes décrits plus bas, dans la carte Signals. |
Les meilleures opportunités
La carte liste les étapes au plus fort potentiel d’automatisation (« Steps with the highest automation potential »), classées par volume mensuel × facteur de mode × durée. Chaque ligne affiche :
- son rang et le nom de l’étape ;
- son mode d’exécution, puis le processus et son volume (« … · N exec./month ») ;
- la première application utilisée par l’étape ;
- le gain estimé, en heures par mois (« N h /month est. gain »).
Cliquez sur une ligne pour ouvrir son processus dans l’éditeur. La carte affiche cinq lignes. S’il y en a davantage, View all (N) en affiche jusqu’à dix, et Show less replie la liste.
Si la carte indique « Set process volumes and step durations to surface the best automation candidates. », c’est que les processus n’ont pas de Volume / month ou que leurs étapes n’ont pas d’Average duration (minutes).
Les signaux
La carte Signals liste les risques opérationnels à traiter (« Operational risks to address ») :
- single points of knowledge : « Critical steps held by a single person — bus-factor risk. » Un processus est compté quand une seule et même personne est le R de toutes ses étapes qui ont un R (au moins deux), et que personne n’y est Consulted (consulté) ni Informed (informé). Si cette personne part, personne d’autre ne connaît le processus.
- processes not reviewed in 12 months : « Documentation is potentially outdated and should be checked. » Le processus n’a pas été modifié depuis plus d’un an, quel que soit son statut.
- processes without an owner : « Assigning an owner unblocks formal validation. » Le processus n’a pas de Responsible.
Passer à l’action
- Cliquez sur l’une des meilleures opportunités pour ouvrir son processus.
- Cliquez sur l’étape, puis changez son Execution mode une fois qu’elle est automatisée, ou ajoutez un C ou un I pour partager la connaissance. Voir Décrire une étape.
- Pour un processus sans responsable, cliquez sur Edit process et renseignez son Responsible. Voir Créer ou modifier un processus.
La page montre les processus dans leur état actuel : revenez-y après vos modifications pour voir les chiffres évoluer.
À savoir
Les chiffres sont des estimations construites à partir de ce que vous avez saisi : volumes mensuels, durées et modes d’exécution. Ils ne valent que ce que valent ces données.
Les mêmes chiffres sur le tableau de bord
Le tableau de bord reprend la vignette Optimization opportunity et les heures Automatable dans sa rangée de chiffres sur les processus. Sa carte Top automation opportunities liste les cinq premières étapes, et son lien See all ouvre cette page. Voir Lire le tableau de bord.
Pages liées
- Comprendre le score d’optimisation : le score de chaque processus.
- Le catalogue des processus : trier les processus par score.
- Décrire une étape : durées, modes et RACI.