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Processus métier

Décisions, branches et boucles

Sur cette page

La plupart des processus sont une suite d’étapes en ligne droite. Une décision permet au déroulement de partir dans trois directions au plus, par exemple « Approved » et « Refused ». Cette page montre comment ajouter des branches, les fusionner, revenir en boucle à une étape antérieure et confier le travail à un autre processus. Les Owners, les Editors et les Members peuvent faire tout cela ; les modifications s’enregistrent au fur et à mesure.

Mode Linear ou Graph

Une pastille en haut à gauche du canevas indique sous quelle forme le processus est enregistré : Linear ou Graph. « The mode is not a setting : it follows what the process holds. »

  • Linear. Chaque étape mène à la suivante, dans l’ordre. Vous pouvez faire glisser les cartes et les lignes de la liste pour les réordonner, et la lecture en serpentin est disponible.
  • Graph. Chaque flèche est enregistrée : une décision peut donc envoyer le déroulement dans trois directions, et une branche peut rejoindre le déroulement ou revenir en boucle à une étape antérieure. Les cartes sont placées selon le déroulement.

Cliquez sur le bouton (i) à côté de la pastille, What do these modes mean?, pour lire la même explication. Sur un processus Graph, la fenêtre liste aussi les étapes d’où partent des branches, avec leurs sorties. Cliquez sur l’une d’elles pour aller à cette étape. Fermez la fenêtre avec Got it.

La fenêtre qui explique les modes linéaire et graphe, et qui liste les étapes qui font bifurquer le processus.

La fenêtre d’explication d’un processus Graph liste les décisions d’où partent ses branches.

  1. Le mode de ce processus
  2. Les étapes qui créent des branches
  3. Got it

Ajouter une branche

  1. Cliquez sur la carte de la décision. Son panneau Edit step s’ouvre, avec une section Outputs qui montre où mène la décision pour l’instant.
  2. Sous les sorties, cliquez sur New step pour créer une nouvelle destination, ou sur Existing step pour choisir une étape déjà présente dans le processus. Avec une étape située plus loin, la branche rejoint le déroulement ; avec une étape antérieure, elle forme une boucle.
  3. Dans le champ de condition de chaque sortie, saisissez la condition, comme « Yes » ou « Amount > 10k ». Elle s’enregistre quand vous quittez le champ ou appuyez sur Enter.
  4. Pour changer la destination d’une sortie, choisissez une autre étape dans sa liste de destinations. + New step, dans cette liste, en crée une.

Une décision a trois sorties au plus. Donner une deuxième sortie à une décision fait passer tout le processus en Graph.

La section Outputs de la décision Evidence complete? : deux sorties, Complete et Missing documents, chacune avec son étape cible et sa condition, et les boutons New step et Existing step qui en ajoutent une troisième.

Les sorties d’une décision dans l’exemple : « Complete » mène au contrôle suivant, « Missing documents » à une demande de documents. Une troisième sortie peut encore être ajoutée.

  1. Où mène cette sortie
  2. La condition affichée sur la flèche
  3. Remove this output
  4. New step : une nouvelle destination
  5. Existing step : fusionner ou revenir en arrière

Astuce

Seule une décision peut avoir des branches. Pour qu’une étape ordinaire ait des branches, changez d’abord son Type en Decision.

Lire un processus à branches

Chaque condition est une petite étiquette posée sur sa flèche. Une flèche qui revient vers une étape antérieure est en pointillés, avec une étiquette ambre. La première sortie d’une décision reste sur la ligne principale ; les autres ouvrent leur propre voie jusqu’à ce qu’elles rejoignent une étape commune.

Anatomie d’un processus Un processus commence et se termine par des événements. Les cartes d’étape montrent leur durée, leur mode d’exécution, le RACI et les applications. Une décision peut avoir jusqu’à trois sorties, chacune avec une condition. Les branches se rejoignent sur une étape commune, une flèche peut revenir en boucle vers une étape antérieure, et une étape de sous-processus délègue à un autre processus. Graph Une décision à deux sorties fait passer le processus en Graph. Une simple chaîne est Linear. Réclamation reçue Dossier clos 30 min Vérifier le dossier R · Alex CRM 15 min Obtenir les pièces R · Sam 5 min Rembourser le client R · Lee ERP 10 min Expliquer le refus R · Alex 10 min Clore le dossier R · Alex CRM Sub-process Remplacer l’article Livrer une commande Complet ? Décider de l’issue Non Oui Rembourser Remplacer Rejeter Pièces reçues 1 2 3 4 5 6 7 1 Événement un début ou une fin 2 Étape durée, mode d’exécution (rouge Manual, ambre Semi, vert Auto), RACI, applications 3 Décision trois sorties au plus 4 Condition l’étiquette d’une sortie 5 Fusion les branches rejoignentune étape commune 6 Retour en boucle en tirets, étiquette ambre 7 Sous-processus renvoie à un autre processus ; un double-clic l’ouvre

Des événements, des étapes, des décisions, des conditions, une fusion, un retour en boucle et un sous-processus sur un même dessin.

Voici la même chose sur un écran réel.

Le processus Handle a customer claim en mode graphe, avec des décisions, des conditions, une boucle de retour et une fusion.

Dans l’exemple, Handle a customer claim revient en boucle tant que des documents manquent, puis se divise en trois branches qui se rejoignent ensuite.

  1. Mode graphe
  2. Une condition sur une flèche
  3. Boucle de retour
  4. Une décision à trois sorties
  5. Les branches se rejoignent

L’étape suivante

En mode Graph, chaque étape qui n’est pas une décision affiche dans son panneau un champ Next step : l’unique étape qui la suit. Changez-le pour déplacer la flèche de l’étape. Il n’a pas de condition.

Revenir en mode Linear

Sur un processus Graph, chaque sortie a un bouton Remove this output (X). Quand vous retirez la dernière branche et que le processus redevient une simple chaîne, sans condition sur aucune flèche, il repasse en Linear.

Les étapes de sous-processus

Une étape de type Sub-process confie le travail à un autre processus, par exemple un processus commun « Authenticate the user » utilisé par plusieurs processus.

  1. Ajoutez une étape avec SubProcess dans la palette, ou changez le Type d’une étape existante en Sub-process.
  2. Dans Delegates to, choisissez le processus auquel elle confie le travail.

La carte affiche alors « ↳ » et le nom de ce processus. Double-cliquez sur la carte pour ouvrir ce processus. Le lien apparaît aussi dans l’analyse d’impact des deux processus.

Les limites d’un processus à branches

  • La lecture en serpentin est grisée : « Snake flow is not available : this process is no longer linear. »
  • Les cartes ne peuvent pas être déplacées : « Order comes from the flow — edit the outputs of a step to change it ».
  • Une nouvelle étape est raccordée après l’étape que vous sélectionnez. Si rien n’est sélectionné, la palette reste grisée : « Select the step to add after — on a branched process, a new step has to be wired into the flow ».