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Processus métier

Construire un processus dans l’éditeur

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L’éditeur dessine les étapes d’un processus et vous permet de les ajouter, de les décrire et de les réordonner. Ouvrez-le en cliquant sur un processus dans le catalogue des processus. Les Owners, les Editors et les Members peuvent modifier les étapes ; les Viewers voient le même écran, avec les boutons de modification grisés.

L’éditeur en un coup d’œil

Une barre en haut décrit le processus. En dessous, un canevas montre les étapes sous forme de cartes reliées par des flèches, entouré de petits panneaux flottants.

L’éditeur de processus, qui montre Issue a quote comme un flux horizontal d’étapes et de décisions.

L’éditeur sur le processus Issue a quote de l’exemple : la barre du haut, puis les étapes, lues de gauche à droite.

  1. Score d’optimisation
  2. Enregistrement automatique
  3. Export PDF
  4. Swimlanes
  5. Edit process
  6. Linear ou Graph
  7. Horizontal, Vertical ou Snake
  8. Ajouter une étape, une décision, un événement ou un sous-processus

La barre du haut affiche, de gauche à droite : la flèche Back to catalog, la jauge du score, le nom et le domaine principal, et une ligne « nombre d’étapes · responsable · état de l’enregistrement ». À droite se trouvent Export PDF, Swimlanes et Edit process. Dans une fenêtre étroite, ces boutons n’affichent que leur icône. La jauge est expliquée dans Comprendre le score d’optimisation ; le PDF et les couloirs dans Sens de lecture, couloirs et export PDF.

Enregistrement automatique

L’éditeur enregistre de lui-même chaque modification des étapes, une demi-seconde après que vous l’avez faite. Il n’y a pas de bouton d’enregistrement pour les étapes. La barre du haut vous indique où vous en êtes : Auto-save on, puis Unsaved changes, Saving… et Saved.

Attention

Chaque modification est réelle, et vos collègues la voient. Pour essayer une idée, créez un processus à part, en brouillon, plutôt que de faire des essais sur un processus validé. Seule la fenêtre du processus (Edit process) a des boutons Cancel et Update.

Les quatre formes

Un processus se compose d’étapes de quatre types :

  • Étape (type Activity) : un rectangle arrondi. Quelqu’un ou quelque chose réalise le travail.
  • Décision : un losange. Le déroulement peut en partir dans trois directions au plus.
  • Événement : une capsule, pour un début ou une fin, comme « Claim received ».
  • Sous-processus (type Sub-process) : une carte qui confie le travail à un autre processus.
Anatomie d’un processus Un processus commence et se termine par des événements. Les cartes d’étape montrent leur durée, leur mode d’exécution, le RACI et les applications. Une décision peut avoir jusqu’à trois sorties, chacune avec une condition. Les branches se rejoignent sur une étape commune, une flèche peut revenir en boucle vers une étape antérieure, et une étape de sous-processus délègue à un autre processus. Graph Une décision à deux sorties fait passer le processus en Graph. Une simple chaîne est Linear. Réclamation reçue Dossier clos 30 min Vérifier le dossier R · Alex CRM 15 min Obtenir les pièces R · Sam 5 min Rembourser le client R · Lee ERP 10 min Expliquer le refus R · Alex 10 min Clore le dossier R · Alex CRM Sub-process Remplacer l’article Livrer une commande Complet ? Décider de l’issue Non Oui Rembourser Remplacer Rejeter Pièces reçues 1 2 3 4 5 6 7 1 Événement un début ou une fin 2 Étape durée, mode d’exécution (rouge Manual, ambre Semi, vert Auto), RACI, applications 3 Décision trois sorties au plus 4 Condition l’étiquette d’une sortie 5 Fusion les branches rejoignentune étape commune 6 Retour en boucle en tirets, étiquette ambre 7 Sous-processus renvoie à un autre processus ; un double-clic l’ouvre

Les parties d’un processus dessiné, du premier événement au dernier.

Une carte de sous-processus affiche « ↳ » et le nom du processus auquel elle délègue, ou « No linked process ». Double-cliquez sur la carte pour ouvrir ce processus.

Le bloc d’un sous-processus, Provision IS access, qui délègue au processus Authenticate the user.

Dans l’exemple, l’étape Provision IS access confie le travail au processus Authenticate the user.

  1. Étape de sous-processus
  2. Le processus auquel il délègue : double-cliquez pour l’ouvrir

Lire une carte

Une carte d’étape réunit l’essentiel sur l’étape :

  • en haut à gauche, la durée moyenne, comme « 45 min » ;
  • en haut à droite, un point de couleur pour le mode d’exécution : rouge pour Manual, ambre pour Semi, vert pour Auto ;
  • le nom de l’étape ;
  • jusqu’à trois lignes RACI, chacune avec une lettre et un nom, comme R Jane Smith, puis « +N » pour les autres ;
  • jusqu’à deux badges d’application, puis « +N ».

Quand deux étapes portent le même nom, l’éditeur les numérote, par exemple « Check the file (1) » et « Check the file (2) ».

Le bloc d’une étape : la durée, la pastille du mode d’exécution, le nom, les pastilles RACI et les badges des applications.

La carte Configure the quote de l’exemple : 30 minutes, Manual, quatre acteurs (trois affichés, puis +1) et deux applications.

  1. Durée moyenne
  2. Mode d’exécution : rouge Manual, ambre Semi, vert Auto
  3. Nom de l’étape
  4. Acteurs RACI
  5. Applications utilisées

Ajouter des étapes

  1. Cliquez sur l’étape après laquelle la nouvelle doit venir. Elle est alors sélectionnée.
  2. Dans la palette, en haut du canevas, cliquez sur Step, Decision, Event ou SubProcess. La nouvelle étape apparaît juste après celle qui est sélectionnée.
  3. Le panneau Edit step s’ouvre sur la nouvelle étape. Donnez-lui un nom et décrivez-la. Voir Décrire une étape.

Sur un processus linéaire, si aucune étape n’est sélectionnée, la nouvelle étape se place à la fin. Survolez un bouton de la palette pour voir où elle se placera : « Added right after … » ou « Added at the end ». Par défaut, une nouvelle étape est en Manual et en Value-added.

Un processus vide affiche « No steps yet. » avec un bouton Add the first step.

La liste des étapes

Le bouton Show steps, sous la pastille du mode en haut à gauche, ouvre une liste compacte de toutes les étapes. Collapse steps la referme.

  • Cliquez sur une ligne pour sélectionner l’étape et faire défiler le canevas jusqu’à elle.
  • Survolez une ligne et cliquez sur le crayon (Open editor) pour ouvrir son panneau Edit step.
  • Add step, en bas, ajoute une étape.
  • Une icône de flèche, avec l’info-bulle « Nothing leads to this step », signale une étape à laquelle aucune autre étape ne mène, en dehors de la première. Vérifiez les sorties des étapes qui l’entourent.
La liste des étapes de Handle a customer claim, avec les pastilles de mode et des lignes en retrait selon la branche.

La liste des étapes d’un processus à branches : les lignes de chaque branche sont en retrait.

  1. Mode d’exécution (un clic le change)
  2. Lignes en retrait selon la branche
  3. Add step
  4. Collapse steps

Attention

Le point de couleur au début de chaque ligne est un bouton. Un clic change le mode d’exécution de l’étape (Manual, Semi, Auto, puis de nouveau Manual) et l’enregistre aussitôt.

Réordonner

Sur un processus linéaire, faites glisser une carte sur le canevas, ou une ligne de la liste des étapes, jusqu’à sa nouvelle place. L’ordre s’enregistre de lui-même.

Dès qu’un processus a des branches, les cartes sont placées selon le déroulement et ne peuvent plus être déplacées : « Order comes from the flow — edit the outputs of a step to change it ». Voir Décisions, branches et boucles.

Zoomer et se déplacer

Tournez la molette de la souris pour zoomer et dézoomer. Faites glisser le fond vide pour vous déplacer. Les boutons en bas à gauche zooment, dézooment et font tenir tout le processus dans la fenêtre.